ASSISTENZ DER GESCHÄFTSFÜHRUNG (M/W/D)

Die fortiss GmbH ist ein 2008 gegründetes Landesforschungsinstitut des Freistaats Bayern mit der Aufgabe anwendungsorientierter Forschung zu innovativen Softwaretechnologien. Wir sind ein Motor der digitalen Transformation von Wirtschaft und Gesellschaft in Bayern. Mehr als 130 wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Mitarbeiter/innen arbeiten gemeinsam an den Themen der Zukunft. In zentralen Services und Administrationsfunktionen ermöglichen wir Wissenschaft und schaffen beste Bedingungen für das Arbeiten am digitalen Fortschritt.

Zur Verstärkung unseres Office Management Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

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Ihre Aufgaben sind:

  • Sie sind rechte Hand der Geschäftsführung in den geplanten wie in den ungeplanten Aktivitäten des Tages.
    • Sie sind erster Anlaufpunkt für interne und externe Anfragen und Kontakte
    • Sie halten die Fäden des Terminmanagements in der Hand
    • Sie kümmern sich um Veranstaltungen, darunter die Sitzungen der Gremien (Aufsichtsrat, Gesellschafterversammlung), die Sie vor- und nachbereiten
    • Sie erstellen und verwalten Unterlagen und Präsentationen.
  • Gemeinsam mit den Kolleg*innen des Office Managements bilden Sie das zentrale administrative Zentrums des Unternehmens.
    • Sie sorgen für Transparenz bei Akten, Verträgen und Rechnungen
    • Sie sorgen für Gastlichkeit, wo sich Einzelne und Gruppen bei fortiss treffen, kümmern sich um Räume, Catering und die Bereitstellung von Ressourcen
    • Sie bringen Dinge und Menschen auf den Weg, sind mit Beschaffung, Post und Reisebuchungen befasst
    • Sie sehen auch Aufgaben, die am Rande liegen, und helfen mit, fortiss als attraktive Arbeitsumgebung weiterzuentwickeln.

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Wie wir arbeiten:

  • Wir arbeiten heute an der Zukunft. Für neue Ideen haben wir ein offenes Ohr, neue Herausforderungen gehen wir als Team an.
  • Wir wissen uns verantwortlich, behalten unsere Ziele im Blick, vernachlässigen aber auch die Details nicht.
  • Wir tauschen uns regelmäßig zu Projekten und Aufgaben aus. Der Beitrag eines jeden ist wichtig.
  • In unserem Unternehmen arbeiten wir mit Menschen unterschiedlicher Hintergründe und Herkünfte Hand in Hand.


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Was Sie mitbringen sollten:

  • Berufsausbildung als Bürokaufmann/frau, Wirtschaftsassistent/in, Fachmann/frau Bürokommunikation, Sekretär/in, Fremdsprachenkorrespondent/in oder vergleichbar
  • Mehrjährige Berufserfahrung im gehobenen Sekretariatsbereich und in der Büroorganisation nehmen wir gerne an.
  • Sehr gute, in der Praxis vertiefte IT-Kenntnisse mit den gängigen Office-Anwendungen
  • Serviceorientiertes, sicheres und freundliches Auftreten sind für Sie selbstverständlich
  • Sie planen Ihre Aufgaben gewissenhaft, erledigen diese konzentriert und selbstständig und verlieren das Ziel nicht aus den Augen
  • Mit Kollegen und Partnern können Sie sich problemlos in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift austauschen.


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Was wir Ihnen bieten können:

  • Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder, je nach Qualifikation und entsprechender Berufserfahrung (E 8 TV-L)
  • einen unbefristeten, auch langfristig interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in modernen Räumlichkeiten und mit ergonomischer Ausstattung
  • 30 Urlaubstage pro Kalenderjahr
  • Eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld
  • Möglichkeit zum Homeoffice (1-2 Tag pro Woche)
  • einen Arbeitsplatz in München/Schwabing mit sehr guter öffentlicher Verkehrsanbindung
  • Wir bezuschussen das MVV-Ticket mit 22,00 € pro Monat
  • Jahressonderzahlung nach den Vorgaben des TV-L
  • nach einjähriger Betriebszugehörigkeit 110,00 € Zuschuss zur betrieblichen Altersversorgung
  • Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, um ihr Wissen zu erweitern (und eventuell zu Beginn noch bestehende Lücken zu schließen)


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Haben wir Ihr Interesse geweckt?
 

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagefähige Bewerbung!


Kennziffer: ADM-SEK-MA-01-2023

Ansprechpartner: Herr Dr. Holger Pfeifer und Thomas Vallon